Les outils pour garder le contact avec vos clients et vos collaborateurs en télétravail

Comme la grande majorité des professionnels, les cabinets d’expertise comptable ont dû s’organiser et s’adapter pour faire face à la situation particulière engendrée par la crise sanitaire. Quels sont les outils utiles à votre cabinet pour communiquer aussi bien avec vos collaborateurs en télétravail qu’avec vos clients ? Comment remplacer l’approche en présentiel par du distanciel ? Pour le savoir, il faut avant tout définir l’objectif à atteindre. En fonction de vos attentes, vous trouverez l’outil approprié à vos besoins.

Les outils de messagerie instantanée

Si vous souhaitez communiquer en direct avec vos collaborateurs travaillant à distance, nous vous conseillons l’un de ces deux outils : Slack ou Microsoft Teams. Slack, avec ses 12 millions d’utilisateurs actifs, est l’un des outils collaboratifs les plus connus. Accessible via un navigateur web ou via l’application, il permet d’échanger par messages, appel audio ou vidéo, mais également de connecter de nombreux services tels que Google Drive ou Office 365. Slack s’avèrera être un bon moyen d’avancer efficacement sur vos dossiers clients même en télétravail. Pour les utilisateurs des outils Microsoft, la solution de travail collaboratif Teams peut être un excellent choix. Elle permet, elle aussi, d’échanger en direct. Vous pourrez parallèlement partager votre écran lors d’une réunion d’équipe planifiée avec Team. L’intégration avec les autres services Microsoft est facilitée et la capacité de stockage est importante (2 Go par personne en version gratuite).

Communiquer en visio

Vous souhaitez vous voir pour communiquer ? Pour cet objectif, il y a des outils dédiés tels que Skype ou Zoom. Ce sont des alternatives parfaites pour remplacer vos rendez-vous clientèle habituellement réalisés en physique. Skype permet de passer des appels vidéo de façon très simple. L’inscription n’est pas obligatoire, ce qui facilite la manipulation pour votre client qui pourra l’utiliser en quelques clics. L’enregistrement de l’appel et le partage de l'écran est possible. Ces fonctionnalités seront utiles lors de commentaires sur des documents comptables, par exemple. Zoom est le leader des communications vidéo pour les professionnels. C’est un outil totalement adapté à des conférences et réunions d’équipe. Disponible sur mobile, logiciel PC et depuis un simple navigateur web, Zoom permet de réunir de nombreux invités dans un même salon de discussion. Si vous aviez prévu une présentation d’un nouveau service pour vos clients, par exemple, il vous évitera d’annuler l’événement . Vous pourrez le digitaliser. De même, il permettra de remplacer vos habituelles réunions entre collaborateurs. Vous pourrez partager des documents, mais aussi l’écran pour faciliter les échanges. Slack et Teams, dont nous avons déjà parlé, peuvent également répondre à ces attentes. Slack est parfait pour les échanges vidéos, Teams peut être une solution plus globale.

Concevoir des vidéos explicatives

Pour présenter certains sujets, il est parfois utile de s’appuyer sur des documents. Par exemple, si vous souhaitez commenter le bilan d’un de vos clients, l’idéal peut être de créer une vidéo explicative. En faisant défiler les documents à l’écran, vous pouvez les interpréter et ainsi améliorer la compréhension de votre interlocuteur. Pour cela, Loom est l’outil rêvé. Il vous permet d’enregistrer votre écran et votre voix très facilement. Si vous le désirez, vous pouvez également ajouter une fenêtre vous filmant sur l’écran. Pour le travail en équipe, ce type de vidéo peut vous faire gagner un temps précieux. Grâce à elle, vous pourrez expliquer en image ce que vous attendez de vos collaborateurs. C’est une alternative intéressante à un texte explicatif, la compréhension est simplifiée.

Un outil pour la gestion de projet

Vous devez gérer des projets en équipe ? Trello est l’outil collaboratif de gestion de projet le plus connu. Il vous permet de suivre en un coup d’œil l’évolution des projets communs. Le principe est clair. Vous avez la possibilité de créer un tableau représentant un dossier client, par exemple, ou tout autre projet ou sujet (communication, réunions hebdomadaires…). A l’intérieur de chaque tableau, vous pouvez créer des listes qui correspondent à différents sujets (échanges client, TVA…). Dans chaque liste, vous insérez des cartes (compte-rendu rencontre du 20/01, pièces déclaration 1er trimestre…). Vous pouvez inviter toutes les personnes intervenant sur le dossier ou projet. L’ajout des collaborateurs se fait pour chaque tableau. Ainsi, vous pouvez facilement attribuer les tâches à chacun au sein des listes créées. Trello est un outil intuitif, simple à prendre en main qui répondra à toutes vos attentes. Vous pouvez ajouter des documents, des checklists, des échéances, des commentaires… Accessible sur PC, smartphone et tablette, il permet à chacun de vos collaborateurs de savoir de façon précise où vous en êtes sur les dossiers et la prochaine tâche qu’il doit réaliser.

Vous l’aurez compris, en définissant votre objectif, vous trouverez l’outil adapté !

Par Rudy BROVELLI CEO de lagence.expert
"Devenez l'expert-comptable de demain, l'expert-comptable au plus proche de vos clients"